Pemkab Halmahera Selatan Gagas Aplikasi ‘Arsip Cerdas’, Muksin: Daya Saing di Era Digital

TRIBUNTERNATE.COM, BACAN - Pemkab Halmahera Selatan, Maluku Utara, melalui Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Disarpus), menggagas apilikasi ‘Arsip Cerdas’.

Hal ini sebagai upaya penyelenggaraan birokrasi dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk peningkatan pelayanan yang bersih, efektif, transparan serta akuntabel.

Plt Kepala Disarpus Halmahera Selatan Muksin Bander menjelaskan bahwa kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan yang sangat diperlukan setiap organisasi.

Karena itu, pengelolaan arsip perlu pendekatan yang terintegrasi, agar media pemyimpanan selalu baik di tengah kompleksitas kearsipan.

“Pengelolaan arsip semakin kompleks, karena arsip tercipta setiap saat namun belum diikuti media penyimpanan yang baik,” ujarnya, Minggu (27/8/2023).

Menurut Muksin, Pemkab Halmahera Selatan dan lembaga pemerintah pada umumnya memiliki berbagai jenis arsip, termasuk dokumen digital, email, file multimedia dan catatan data.

Tetapi untuk pengelolaannya, masih dengan cara tradisional.

Seperti menggunakan file fisik atau penyimpanan terpisah yang dapat menyebabkan ketidakefisienan, kerugian waktu dan kesulitan dalam mencari informasi yang diperlukan.

Maka dari itu, kearsipan digital menjadi solusi untuk mengatasi tantangan yang dihadapi oleh metode kearsipan tradisional.

Di mana, langkah digitalisasi ditempuh reformer dengan melaksanakan pembangunan sistem ‘Arsip Cerdas’ dalam bentuk aplikasi, sehingga dapat memberikan solusi yang efektif terhadap tantangan tersebut.

“Arsip Cerdas memiliki pengertian: (1) arsip, merujuk pada pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009; dan (2) kata cerdas, merupakan akronim dari kata cermat, moderen, aman, dan sustainability,” terangnya.

Baca juga: Catut Nama Kapolres, Seorang Pengusaha di Halmahera Timur Kena Tipu Rp 200 Juta

Muksin pun menyebut, apilikasi ‘Arsip Cerdas’ yang digagas ini bertujuan meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip, mengurangi biaya operasional dan meningkatkan aksesibilitas informasi bagi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan serta OPD di lingkup Pemkab Halmahera Selatan.

Pasalnya, lewat penggunaan teknologi informasi dan komunikasi yang canggih, aplikasi ini dapat mempercepat proses pengarsipan dan pencarian informasi, meminimalkan risiko kehilangan data serta meningkatkan kolaborasi antar pengguna.

“Sistem Arsip Cerdas memungkinkan pengguna untuk mengunggah, mengorganisir, dan menyimpan berbagai jenis dokumen dan informasi arsip dalam satu tempat yang terpusat dan mudah diakses di Disarpus,” paparnya.

Selain itu, lanjut Muksin, ‘Arsip Cerdas’ juga dilengkapi dengan fitur-fitur pencairan secara cepat serta dapat dirancang dengan fitur keamanan yang kuat, termasuk otentikasi pengguna, enkripsi data dan pengelolaan hak akses yang dapat membantu pemerintah daerah dalam mematuhi peraturan dan kebijakan yang berlaku terkait privasi dan keamanan data.

“Karenanya, pembangunan Arsip Cerdas menjadi penting untuk meningkatkan efisiensi operasional dan daya saing organisasi di era digital,” pungkasnya. (*)